Datenschutz
1. Verantwortlicher und Geltungsbereich
Verantwortlich für die hier beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist RRoman AI Systems S.à r.l., 6 rue Henri M. Schnadt, L-2530 Luxembourg, Luxembourg, RCS Luxembourg B301911. Datenschutzanfragen und Anträge zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie an contact@rroman-systems.lu oder postalisch an diese Anschrift. Diese Erklärung betrifft die Unternehmenswebsite und an uns gerichtete Anfragen; für andere Gruppenwebsites gelten eigene Datenschutzhinweise. MaiBiz und künftige Anwendungen fallen nicht unter diese Hinweise; bei ihrer Nutzung gelten die Datenschutzinformationen des jeweiligen Dienstes.
2. Websitezugriff und Sicherheit
Beim Abruf einer Seite verarbeitet unsere Hosting-Infrastruktur Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt und URL des Abrufs, Informationen zu Browser und Betriebssystem, den Antwortstatus und, soweit übermittelt, die verweisende Seite. Dies dient der Seitenauslieferung, Fehlerbehebung und dem Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und sicheren Unternehmenswebsite. Die Verbindungsdaten sind für die Bereitstellung der Seite erforderlich. Technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle können auch zur Erkennung von Fehlern und ungewöhnlichem Datenverkehr ausgewertet werden; wir nutzen sie nicht für Werbeprofile.
3. Cookies und externe Inhalte
Der Websitecode lädt keine externen Analyse- oder Werbetools, Kontaktformulare, Newsletter-Anmeldungen, eingebetteten sozialen Medien, externen Schriftendienste oder eingebetteten Karten. Ihr Programmcode setzt keine Cookies und speichert die Sprachwahl nicht auf Ihrem Gerät; die gewählte Sprache steht in der URL. Bilder, Logos, Skripte und Gestaltungselemente werden von dieser Website geladen. Beim Anklicken externer Links verbinden Sie sich mit dem jeweiligen Anbieter. Der E-Mail-Link öffnet Ihr E-Mail-Programm; erst Ihr eigener Versand übermittelt eine Nachricht.
4. Kontakt per E-Mail
Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Namen und geschäftliche Angaben, Nachricht, Anhänge und Korrespondenz-Metadaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und nachzuverfolgen. Bei Anfragen zu einem Vertrag mit Ihnen gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei sonstiger Geschäftskorrespondenz Art. 6 Abs. 1 Buchst. f aufgrund unseres Interesses an der Beantwortung von Anfragen und der Pflege geschäftlicher Beziehungen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c. Die Angaben sind freiwillig; ohne erreichbare Antwortadresse und ausreichende Informationen können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht beantworten. Websiteanfragen führen nicht zu einer automatischen Anmeldung für Werbung.
5. Dienstleister und Empfänger
Für Website und Postfach nutzen wir LuxHosting (Stablepoint Limited, Vereinigtes Königreich). Auf das Kontaktpostfach greifen wir mit Outlook und aktivierter Microsoft-Cloud-Synchronisierung zu: Eine Kopie der E-Mail-Daten wird daher auch von Microsoft verarbeitet. Intern erhalten nur Personen Zugriff, die die Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen. Hosting- und IT-Dienstleister verarbeiten Daten zur Bereitstellung und Absicherung ihrer Dienste; berufliche Berater und Behörden können Daten erhalten, soweit dies für Beratung, Rechtsansprüche oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Anbieterinformationen: Datenschutz bei LuxHosting und Microsoft-Datenschutzerklärung.
6. Internationale Verarbeitung
Unsere Dienstleister können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, etwa für Support, Sicherungskopien und die Microsoft-Cloud-Synchronisierung. LuxHosting beschreibt internationale Dienstleister und vertragliche Schutzmaßnahmen in seiner Datenschutzerklärung. Microsoft beschreibt internationale Verarbeitungen und Schutzmaßnahmen, darunter Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit anwendbar, Angemessenheitsbeschlüsse sowie das EU–US Data Privacy Framework. Der anwendbare Mechanismus hängt von Empfänger und Zielland ab. Bei entsprechend schutzbedürftigen Übermittlungen stützen wir uns auf einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien gemäß DSGVO. Informationen oder eine Kopie der einschlägigen Garantien können Sie bei uns anfordern; die Datenschutzhinweise der Anbieter sind oben verlinkt.
7. Speicherdauer
Allgemeine Anfragen, aus denen keine Geschäftsbeziehung entsteht, löschen wir spätestens 12 Monate nach Abschluss der Anfrage. Für eine laufende Geschäftsbeziehung erforderliche Korrespondenz bewahren wir so lange auf, wie sie dafür benötigt wird, und überprüfen sie bei deren Ende. Buchhaltungsunterlagen und Belege mit gesetzlicher Luxemburger Aufbewahrungspflicht werden 10 Jahre nach Ende des betreffenden Geschäftsjahres aufbewahrt. Für einen konkreten Rechtsstreit erforderliche Daten können bis zur endgültigen Klärung und zum Ablauf einschlägiger Anspruchsfristen gespeichert bleiben; der Zugriff wird auf diesen Zweck beschränkt.
Technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle werden so lange aufbewahrt, wie dies für den Betrieb, die Fehlerdiagnose und die Untersuchung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist. Vom Anbieter verwaltete Protokolle und Sicherungskopien unterliegen den jeweiligen Wiederherstellungs-, Sicherheits- und gesetzlichen Aufbewahrungszyklen. Eine einheitliche feste Frist für sämtliche dieser Daten ist nicht bestätigt. Maßgeblich sind insbesondere der Abschluss einer Vorfalluntersuchung, Wiederherstellungsbedarf und gesetzliche Pflichten. Die oben genannten Korrespondenzfristen sind unsere Unternehmensrichtlinie und erfordern eine regelmäßige Prüfung des Postfachs.
8. Ihre Rechte
Unter den Voraussetzungen der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten. Soweit erforderlich, können wir angemessene Angaben zur Identitätsprüfung anfordern. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats; eine gesetzlich zulässige Verlängerung erläutern wir innerhalb dieser Frist. Über diese Website erfolgen weder ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung noch Profiling.
9. Beschwerden und Änderungen
Sie können sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. In Luxemburg: Commission nationale pour la protection des données (CNPD), Service des réclamations, 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux. Informationen zur Beschwerde bei der CNPD. Eine vorherige Kontaktaufnahme mit uns ist nicht erforderlich. Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen unserer Verarbeitung. Stand: 14. September 2026.