Politique de confidentialité
1. Responsable et périmètre
RRoman AI Systems S.à r.l., 6 rue Henri M. Schnadt, L-2530 Luxembourg, Luxembourg, RCS Luxembourg B301911, est responsable des traitements décrits ici. Pour toute question ou demande relative à vos droits, écrivez à contact@rroman-systems.lu ou à cette adresse postale. Cette politique concerne ce site institutionnel et les demandes adressées à notre société ; les autres sites du groupe disposent de leurs propres informations. MaiBiz et les applications futures ne relèvent pas de la présente notice ; les informations relatives à la protection des données du service concerné s’appliquent lors de son utilisation.
2. Accès et sécurité
Lorsque votre navigateur demande une page, notre infrastructure d’hébergement traite votre adresse IP, la date et l’heure, l’URL demandée, des informations sur le navigateur et le système d’exploitation, le statut de la réponse et, si elle est transmise, la page d’origine. Ces données permettent la fourniture des pages, le diagnostic des erreurs et la protection contre les abus. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD : notre intérêt légitime à fournir un site d’entreprise fiable et sécurisé. Les données de connexion sont nécessaires à la fourniture de la page. Les journaux techniques d’accès et de sécurité peuvent également être analysés pour détecter les erreurs et le trafic inhabituel ; nous ne les utilisons pas pour des profils publicitaires.
3. Cookies et ressources externes
Le code du site ne charge aucun outil externe d’analyse ou publicitaire, formulaire de contact, inscription à une newsletter, réseau social intégré, service de polices externe ou carte intégrée. Son code ne dépose aucun cookie et ne stocke pas votre choix de langue sur votre appareil ; la langue figure dans l’URL. Images, logos, scripts et styles sont chargés depuis ce site. Un lien externe vous connecte au fournisseur concerné. Le lien de messagerie ouvre votre application ; aucun message n’est transmis avant votre propre envoi.
4. Contact par courriel
Nous traitons votre adresse électronique, votre nom et vos coordonnées professionnelles si fournis, le message, ses pièces jointes et les métadonnées pour répondre et assurer le suivi. Une demande relative à un contrat avec vous relève de l’article 6, paragraphe 1, point b du RGPD ; les autres échanges professionnels du point f, au titre de notre intérêt à répondre et à entretenir nos relations professionnelles. Une conservation imposée par la loi relève du point c. Les informations sont facultatives, mais une adresse de réponse valide et des éléments suffisants peuvent être nécessaires au traitement de la demande. Une demande ne vous inscrit pas automatiquement à des communications publicitaires.
5. Prestataires et destinataires
Le site et la boîte de messagerie utilisent LuxHosting (Stablepoint Limited, Royaume-Uni). Nous consultons la boîte de contact avec Outlook et la synchronisation Microsoft Cloud activée : une copie des données de messagerie est donc également traitée par Microsoft. L’accès interne est limité aux personnes qui en ont besoin pour traiter votre demande. Les prestataires d’hébergement et informatiques traitent les données pour fournir et sécuriser leurs services ; des conseillers professionnels et autorités peuvent en recevoir si cela est nécessaire pour un conseil, des droits en justice ou une obligation légale. Informations : politique de confidentialité de LuxHosting et déclaration de confidentialité Microsoft.
6. Traitements internationaux
Nos prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen, notamment pour l’assistance, les sauvegardes et la synchronisation avec le cloud Microsoft. LuxHosting décrit des prestataires internationaux et des protections contractuelles dans sa politique de confidentialité. Microsoft décrit des traitements internationaux et des garanties, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, les décisions d’adéquation et le cadre UE–États-Unis de protection des données. Le mécanisme applicable dépend du destinataire et du pays de destination. Pour les transferts qui le nécessitent, nous nous appuyons sur une décision d’adéquation applicable ou des garanties appropriées au titre du RGPD. Vous pouvez nous contacter pour obtenir des informations ou une copie des garanties applicables ; les notices des prestataires sont liées ci-dessus.
7. Conservation
Les demandes générales ne donnant pas lieu à une relation d’affaires sont supprimées au plus tard 12 mois après leur clôture. La correspondance nécessaire à une relation d’affaires en cours est conservée aussi longtemps que nécessaire et réexaminée à sa fin. Les documents comptables et pièces justificatives soumis aux obligations luxembourgeoises sont conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Les données nécessaires à un litige précis peuvent être conservées jusqu’à son règlement définitif et à l’expiration des délais de recours pertinents, avec un accès limité à cette finalité.
Les journaux techniques d’accès et de sécurité sont conservés aussi longtemps que nécessaire au fonctionnement du service, au diagnostic des pannes et à l’examen des incidents de sécurité. Les journaux et sauvegardes gérés par les prestataires suivent leurs cycles de restauration, de sécurité et de conservation légale. Une durée fixe unique pour l’ensemble de ces données n’a pas été confirmée. L’évaluation tient compte de la résolution des incidents, des besoins de restauration et des obligations légales. Les délais de correspondance ci-dessus constituent notre politique interne et nécessitent un examen régulier de la boîte mail.
8. Vos droits
Dans les conditions du RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation et la portabilité. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur un intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. Lorsqu’un traitement repose sur un consentement, son retrait est possible à tout moment sans affecter la licéité du traitement antérieur. Contactez-nous aux coordonnées ci-dessus ; une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire. Nous répondons normalement dans un mois et expliquons dans ce délai toute prolongation légalement admise. Ce site ne réalise ni profilage ni décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou similaires significatifs.
9. Réclamations et mises à jour
Vous pouvez saisir une autorité compétente, notamment dans l’État de votre résidence habituelle, de votre travail ou du manquement présumé. Au Luxembourg : Commission nationale pour la protection des données (CNPD), Service des réclamations, 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux. Réclamations auprès de la CNPD. Il n’est pas nécessaire de nous contacter au préalable. Cette politique sera actualisée lorsque nos traitements changent. Mise à jour : 14 septembre 2026.